Để làm được 1 đợt thanh toán, tôi sẽ chia ra thành các bước như sau:
Bước 1: Chế bản vẽ hoàn công.
1.Đầu tiên phải lên được sơ bộ danh mục bản vẽ hoàn công của đợt này, tức là đợt này mình định thanh toán cái gì, cần bản vẽ gì (bản vẽ thẩm tra, cần chế thêm bản vẽ gì, bao nhiêu cái), cứ nhìn vào list công việc trong hợp đồng để có được cái nhìn khái quát. bước đầu này cực kỳ quan trọng, người làm thanh toán giỏi hay không ăn nhau ở bước này vì nó liên quan đến bản vẽ có gọn không, các bản vẽ,tính toán có sử dụng để tận dụng tính công việc khác được không…kinh nghiệm của tôi là ghi các đầu mục ra giấy, ngắm ngía suy nghĩ, chỉnh sau 3-4 lần và cuối cuối cho ra 1 cái list chuẩn nhất, sau đó là chia việc cho các thành viên trong team (tôi sẽ viết riêng 1 bài: cách teamwork hiệu quả khi làm thanh toán)
2.Chế bản vẽ: thường thì bản vẽ thiết kế đưa ra tương đối đầy đủ, tuy nhiên chúng ta phải chế thêm 1 chút để việc tính toán và kiểm tra trở nên dễ dàng. Là thêm bớt, chỉnh sửa 1 chút, đôi khi phải vẽ luôn từ đầu nếu thiết kế không có, vì thế càng giỏi autocad càng lợi thế nhé. (tôi sẽ viết riêng 1 bài về cách sử dụng autocad hiêu quả để vẽ và tính toán nhanh trong thanh toán)
. Ghép thêm cái khung hoàn công thế là xong,
Ví dụ tôi muốn thanh toán hạng mục xây và trát tường : bên thiết kế có đưa ra bản vẽ mặt bằng tổng thể tường xây và mặt cắt tường xây, chúng ta sẽ chế thêm : vẽ chi tiết tường (thể hiện tường cao bao nhiêu, hình dạng như thế nào,có giằng tường, cột giả không?) .nhờ suy ngẫm từ bước 1 tôi tận dụng bản vẽ này, tôi vẽ thêm dầm trên tường, râu thép liên kết cột và tường để tiện tính thanh toán công việc trát dầm, trát cột, đóng râu thép, đóng lưới trát luôn trong thanh toán đợt này). Vậy là gọn 1 bản vẽ thanh toán được vài công việc trong hợp đồng
Một vài lưu ý: 1.dim trong bản vẽ hoàn công phải thật rõ ràng, và chỉ dim những gì sử dụng để tính toán.
vì sao ạ, tôi xin nói hơi ngoài lề 1 chút ở công trình tôi: cô kiểm toán hơn 50 tuổi, không biết dùng autocad, mắt kém, kiểm tra bằng thủ công vì thế bản vẽ không rõ ràng, thiếu kích thước là gạch ngay, gạch là sẽ bị trừ tiền rồi và tất nhiên team thanh toán rất không muốn thế, sếp càng không muốn thế vì không có tiền xoay vòng vốn, nó thể hiện sự yếu kém và thiếu chuyện nghiệp.
2. Có bạn hỏi tôi, phần gạch đó về sau quyết toán có được tính không? có được tính nhé, tuy nhiên bạn nên làm cẩn thận vẫn hơn, lúc quyết toán rất nhiều việc (lo hồ sơ pháp lý, in hồ sơ các giai đoạn 7 bộ liền… đã đủ đau đầu rồi) vì thế các bạn nên cẩn thận ngay từ đầu, làm đâu chắc đấy.
3. kết hợp với ông kỹ sư hiện trường chặt chẽ, để đảm bảo tính chuẩn xác của bản vẽ
Bước 2. In bản vẽ, đóng dấu hoàn công, mang cho tư vấn giám sát hiện trường tra ký nháy, mang tư vấn trưởng ký, chỉ huy trưởng ký và kỹ sư thi công trực tiếp ký (để tên mình luôn ký cho tiện). Phần kiểm tra bản vẽ khá mất thời gian khi gặp ông tư vấn khoai, hoặc bản vẽ mình không chuẩn phải chỉnh sửa lại. trong quá trình đợi kiểm tra tôi tiến hành luôn bước 3.
Bước 3, Tính toán khối lượng: tôi chia luôn cho các thành viên trong team, thường thì thằng nào vẽ phần nào thì tính luôn phần đó sau ghép lại là được, tính toán nhanh hay chậm cái này phụ thuộc rất lớn vào kỹ năng bóc tách khối lượng từ bản vẽ, càng bóc nhiều thì càng lên kinh nghiệm sẽ bóc và tính toán nhanh hơn thế thôi không có cách nào cả là phải làm thật nhiều. để tiết kiệm thời gian, bạn đi học các lớp bóc tách bản vẽ ở các trung tâm là rất tốt.
Ở công trình tôi, hay ở đâu cũng vậy, trước khi bắt đầu công trình các bên sẽ thống nhất: mẫu nhật ký thi công, mẫu biên bản hiện trường, mẫu bảng biểu thanh toán….các mẫu này này ở đâu? trước đi làm tôi cứ nghĩ tất cả các mẫu mã phải dập khuôn tức là phải lấy từ Thông tư 06/BTC tuy nhiên khi đi làm tôi nhận thấy khi chủ đầu tư là tư nhân ta có thể lấy mẫu từ các công trình trước, không có thì xin luôn mấy ông tư vấn, bà kiểm toán. miễn là các bên thống nhất với nhau và lấy được tiền khi sau khi hoàn thành hồ sơ. Còn công trình lấy tiền của nhà nước thì mẫu mã phải chuẩn nhé, không lúc ra kho bạc lấy tiền rất là mệt.
Lưu ý: phần tính toán này cần phải cực kỳ chuẩn xác, chỉ 1 cái phẩy tay là đi luôn mấy chục triệu nhé. thường tôi yêu cầu các thành viên kiểm tra chéo, và tôi là người kiểm soát cuối cùng để tránh sai sót.
Bước 4. In file thanh toán và đem đi bảo vệ khối lượng với tư vấn giám sát, với kiểm toán của chủ đầu tư, không bảo vệ được là cắt, không rõ ràng là đẩy về sau quyết toán tính. Khâu kiểm tra này nhanh hay chậm phụ thuộc vào sư chuyên nghiệp của các bên, quan hệ của nhà thầu và các bên nữa nhé. bảo vệ xong mang cho những ông này ký:
đại diện công ty, chỉ huy trưởng, kỹ thuật hiện trường ký nháy,
tư vấn giám sát trưởng, tư vấn giám sát ký nháy,
ban quản lý dự án, đại diện chủ đầu tư.
Bước 5: Làm hồ sơ chất lượng, tiến hành song song với bước 4…
